Stad Mechelen neemt virtuele aankoopassistent in dienst

Mechelen neemt als eerste stad in Vlaanderen een virtuele aankoopassistent in dienst. Dankzij een slimme stock-technologie, op basis van Artificiële Intelligentie (AI), kan een virtuele aankoopassistent – Laura - tijdig aan de alarmbel trekken en zelf bestellingen plaatsen die door een medewerker van de Stad worden goedgekeurd. Nooit te weinig stock, maar ook nooit teveel. “Met dit systeem kunnen we jaarlijks duizenden euro’s uitsparen”, klinkt het bij het stadsbestuur. “Bovendien wordt, in samenwerking met Cityhub van Bpost, via de software van Yucopia, steeds voor de meest ecologische oplossing voor de last mile-leveringen van materiaal gekozen. Hierdoor wordt ook onze ecologische voetafdruk kleiner.” Laura is het geesteskind van het Mechelse techbedrijf Yucopia.

Stad Mechelen zet sinds vele jaren volop in op digitalisering en vernieuwing en is al een tijdje op zoek naar een oplossing om efficiënter en intuïtiever om te gaan met de aankoop van o.a. kantoormateriaal en computers. Én om gemakkelijker contracten, orders en leveranciers te beheren. De samenwerking met Yucopia biedt nu een oplossing. Het Mechelse techbedrijf creëerde een software waarmee overheden, federaties en lokale besturen via een centraal dashboard alle leveranciers, aankopen en bijhorende administratie over alle departementen heen kunnen centraliseren. Een soort Bol.com van raamcontracten.

Slimme aankoopsoftware zorgt voor slim voorraadbeheer

Om aankopen vlot te laten verlopen, werkt Yucopia met een ‘slimme virtuele aankoopassistent’, waarop elke klant een beroep kan doen: Laura. Zij is een virtuele office manager die analyses kan maken en tijdig aan de alarmbel trekt wanneer de voorraad op is, budgetlimieten overschreden worden, enz. Laura plaatst uit eigen beweging een bestelling wanneer een bepaalde voorraad dreigt uitgeput te geraken en dus dient bijbesteld te worden. Weg met onnodige voorraad dus. Door met dit systeem te werken, bespaar je niet alleen veel tijd maar ook geld.

“Het gaat om een uniek concept dat ons heel wat verder helpt. We kunnen een ‘slimme’ stock bijhouden waarbij artikelen die uit die stock worden gehaald, automatisch worden bijbesteld wanneer een bepaald minimum wordt overschreden. Maar niet nadat het systeem eerst nog in de stocks van de andere departementen is gaan kijken of er van daar geen artikelen kunnen worden overgebracht. Dit kan omdat er 24/7 geïnventariseerd wordt over alle slimme stocks heen. Net daarom is het zo interessant voor ons. Tot slot doet het volledige systeem ons niet alleen enkele duizenden euro’s per jaar uitsparen, maar het zorgt ook voor de verkleining van onze ecologische voetafdruk. En dat is voor ons van groot belang.”

Eric Laga, Algemeen Directeur van Stad Mechelen

Ecologische voetafdruk

De software gaat nog verder. Ook het transport wordt op een slimme manier geregeld. Zo wordt een combinatie van de bestellingen bij de verschillende Yucopia-leveranciers gemaakt en worden ritten in de buurt gecombineerd. Het is dus op ecologisch vlak ook een stap in de goede richting.

“Het is voor ons van belang dat wij niet alleen slim omgaan met onze budgetten maar ook met het milieu. Waar vroeger steeds een individuele bestelling werd geplaatst, worden zaken nu gegroepeerd. Niet alleen binnen onze organisatie maar ook in samenwerking met de andere bedrijven of overheidsinstanties die zijn aangesloten op het platform. We geloven er sterk in dat je samen het verschil maakt.”

Eric Laga, Algemeen Directeur van Stad Mechelen

Grote nood beantwoorden

“Sinds de lancering in het najaar van 2019 zijn al heel wat KMO’s op de kar gesprongen. Meer dan 3.500 om precies te zijn. Maar ook voor publieke instellingen, steden en gemeenten maken wij een verschil. Dat zij nu ook de weg vinden naar ons platform doet enorm plezier.”

Olivier Glorieux, Zaakvoerder van Yucopia

Stad Mechelen gaat een samenwerking van 10 jaar aan. Dat is ook meteen het langste partnership dat Yucopia onderschrijft sinds haar oprichting.